غالبًا ما تعمل عمليات الموارد البشرية اليدوية بشكل كافٍ في البداية، لكنها تصبح مع مرور الوقت عبئًا ومعرضة للأخطاء. تعتمد العديد من المؤسسات اليوم على الجداول الإلكترونية والعمليات المؤقتة والمكالمات الهاتفية لإدارة سير العمل اليومي للموظفين، وهو أمر مكلف ويستهلك وقتًا كبيرًا. يوفر نظام إدارة الموارد البشرية الحديث مركزية للأعمال المتكررة، مما يسمح لفريق الموارد البشرية بقضاء وقت أقل في حل المشكلات ووقت أكبر في الوقاية منها.
في هذا الدليل سنقدم شرحًا واضحًا لما تقوم به أنظمة إدارة الموارد البشرية، أهميتها، الأنشطة الإدارية التي يجب التركيز عليها، وكيفية تقييم الحلول بطريقة عملية وقابلة للقياس، ليكون مرجعًا شاملًا لتطوير إدارة الموارد البشرية بكفاءة أكبر.
ما هو نظام إدارة الموارد البشرية HRMS؟
نظام إدارة الموارد البشرية هو منصة واحدة تجمع أدوات الموارد البشرية اليومية: الجدولة، تتبع الحضور، طلبات الإجازات، مدخلات الرواتب، وسجلات الموظفين. بدلاً من التعامل مع عدة جداول أو تطبيقات منفصلة، يصبح النظام مكانًا واحدًا للبيانات والموافقات والتقارير الأساسية.و يمكنك التعرف على انواع الاجازات
بالنسبة للفرق الميدانية والعمالة اليومية، حيث تكون تغييرات الورديات، والتأخيرات، والاستبدالات اللحظية أمرًا طبيعيًا، يصبح وجود نظام متكامل مخصص للهواتف المحمولة أكثر أهمية من أي وقت مضى.
لماذا تنتقل المؤسسات من إدارة الموارد البشرية اليدوية إلى نظام الموارد البشرية الرقمي
تتجه العديد من المؤسسات اليوم نحو نظام الموارد البشرية الرقمي، الذي يتيح للمديرين والموظفين الوصول إلى الجداول الزمنية، وبطاقات الحضور، وطلبات الموافقة من أي مكان وفي أي وقت.
كما يسهل هذا النظام اعتماد العمليات، خصوصًا للفرق الميدانية، ويضمن وصول التحديثات مباشرة دون الحاجة لمشاريع تقنية محلية معقدة.
استغلال الوقت بشكل أفضل
يقضي فريق الموارد البشرية جزءًا كبيرًا من يومه في المهام الروتينية. تشير تقارير الصناعة الحديثة إلى أن موظفي الموارد البشرية يمكن أن يقضوا حتى 57٪ من وقتهم في المهام الإدارية اليومية، وهو وقت يمكن توجيهه نحو الاحتفاظ بالموظفين، ووضع الاستراتيجيات، وتطوير الكفاءات.
أتمتة هذه المهام المتكررة تتيح للفريق التركيز على العمل ذي القيمة الأعلى بدلًا من الانشغال بالأعمال الروتينية.
تقليل الأخطاء وضمان الامتثال
عندما تُدار الحضور، والإجازات، والرواتب في ملفات منفصلة، تصبح الأخطاء أمرًا شائعًا.
تؤدي هذه الأخطاء إلى تراجع الثقة وتبطئ عمليات التدقيق. توفر السجلات المركزية والحسابات الآلية وسيلة فعالة لتقليل العمل اليدوي وتصحيحات الرواتب، ما يعزز الامتثال ويضمن سير العمل بسلاسة.
خفض معدل الاستقالات والسيطرة على التكاليف
استبدال الموظفين مكلف، وقد تشير الأبحاث إلى أن تكلفة الاستبدال قد تصل إلى نسبة كبيرة من الراتب السنوي، أحيانًا بين نصف الراتب ومرتين الراتب، حسب الدور والموقع، ما يتراكم بسرعة في الفرق ذات معدل دوران مرتفع.
تحسين استجابة الموارد البشرية وجعل العمليات أكثر توقعًا يساعد على تقليل معدل الاستقالات غير الضروري ويحقق وفورات مالية واضحة.
الأنشطة الإدارية الأساسية التي يجب أن يتعامل معها نظام الموارد البشرية
إذا كنت غير متأكد من أين تبدأ، ركز على الأنشطة التي تستهلك أكبر قدر من الوقت وتشكل أكبر المخاطر:
- تتبع الوقت: يعد تتبع الوقت من أكثر المهام الإدارية استهلاكًا للجهد. يشمل ذلك تسجيل حضور الموظفين وانصرافهم، والتعامل مع الحالات الاستثنائية مثل التأخير أو الغياب المفاجئ، وكذلك حساب ساعات العمل الإضافية. عند أتمتة هذه العملية، يتم تسجيل الدخول والخروج تلقائيًا، وتمييز ساعات العمل الإضافية بشكل دقيق، وتغذية نظام الرواتب والمدفوعات ببيانات موثوقة، ما يقلل الأخطاء ويجعل عملية دفع الرواتب أسرع وأكثر دقة.
- الجدولة: تشمل هذه العملية إنشاء ونشر جداول الورديات للموظفين، والتعامل مع طلبات تبديل الورديات بين الموظفين، وإجراء التغييرات الطارئة في اللحظة الأخيرة دون إرباك سير العمل. توفر أتمتة الجدولة رؤية واضحة للمديرين والموظفين على حد سواء، مما يسهل تنظيم العمل اليومي وتفادي الفوضى والتداخل بين الورديات.
- تتبع الحضور: يتضمن هذا تسجيل الدخول والخروج في الوقت الفعلي لكل موظف، مع رصد الحالات الشاذة مثل التأخير أو الغياب أو العمل الإضافي غير المخطط له. يضمن النظام الرقمي أن تكون البيانات دقيقة دائمًا، ويساعد المديرين على اتخاذ قرارات سريعة بشأن الموارد البشرية، ويقلل الحاجة للمراجعات اليدوية المكثفة.
- إدارة الإجازات: تشمل تقديم طلبات الإجازة، الموافقة عليها، ومتابعة أرصدة الإجازات لكل موظف. يوفر النظام سجل تدقيق واضح لكل عملية، ما يعزز الشفافية ويقلل الالتباس أو الأخطاء، ويتيح للموظفين متابعة أرصدتهم بشكل مستقل، مما يخفف العبء عن فريق الموارد البشرية.
- مدخلات الرواتب: يساعد النظام في أتمتة جميع حسابات الرواتب، بما في ذلك الاستقطاعات، والمكافآت، وساعات العمل الإضافية. كما يمكن إنشاء ملفات رواتب موثوقة وجاهزة للمدفوعات، مع تقليل الحاجة للمراجعة اليدوية المتكررة. هذا يسرع عملية الرواتب ويضمن دقة الحسابات، مما يقلل من الشكاوى والمشكلات المتعلقة بالدفع.
- سجلات الموظفين: يحتفظ النظام بسجلات رقمية آمنة لجميع الملفات المهمة مثل العقود، وبطاقات التعريف، ووثائق الامتثال. يضمن ذلك سهولة الوصول إلى البيانات عند الحاجة، مع حماية المعلومات الحساسة، ويساعد على الالتزام بالقوانين واللوائح المتعلقة بالموارد البشرية
ما الذي يميز نظام الموارد البشرية الجيد؟
عند تقييم برامج الموارد البشرية أو التساؤل إذا كان HRMS مناسبًا لك، ركز على القدرات العملية بدلًا من المصطلحات المعقدة.
يجب أن يدعم النظام الوظائف الأساسية للموارد البشرية، الرواتب، المزايا، السجلات، ويجب أيضًا أن يتصل بتدفقات إدارة المواهب والأداء بحيث يمكن لفريق الموارد البشرية إدارة الامتثال وتطوير الموظفين من نفس النظام.
- تصميم الهاتف أولًا: بالنسبة للعمال والمديرين غير المكاتبين، يكون التطبيق المصمم جيدًا فرقًا بين الاعتماد والتجاهل. يركز Bluworks على الوصول عبر الهاتف لتسجيل الحضور، وتقديم الطلبات، وتحديث الجداول، وهو ميزة عملية للفرق الموزعة.
- مصدر واحد للحقائق: يجب أن تتدفق البيانات من مكان واحد بحيث لا تحتاج حسابات الحضور والإجازات والرواتب لمراجعات مستمرة.
- قابلية التدقيق والخصوصية: الملفات الرقمية الآمنة والتصاريح الواضحة تقلل المخاطر أثناء التدقيق وتضمن سير الرواتب والامتثال بسلاسة.
- تأثير قابل للقياس: ابحث عن البائعين الذين ينشرون مؤشرات أداء واقعية، مثل تقليل وقت إغلاق الرواتب وتحسين تكاليف العمل.
كيف يغير نظام الموارد البشرية الحياة اليومية؟
استبدال الخطوات اليدوية بسير العمل الآلي يغير طريقة العمل بثلاث طرق بسيطة:
- يتوقف المديرون عن ملاحقة الجداول: بدلاً من طلب تصحيحات من فريق الرواتب، يمكن للمديرين رؤية الجداول والحالات الشاذة والموافقات مباشرة في التطبيق والتصرف فورًا.
- يقل وقت إعادة العمل لفريق الموارد البشرية: الحسابات الآلية والسجلات المركزية تقلل التصحيحات والمراجعات التي تستهلك ساعات.
- يحصل الموظفون على وضوح أكبر: عندما يمكن للأشخاص التحقق من جداولهم، وتقديم طلبات الإجازة، ومشاهدة الرواتب عبر التطبيق، تختفي الإحباطات الصغيرة، وهذه الإحباطات معروفة بأنها من أسباب دوران الموظفين.
قائمة تحقق عملية لتقييم النظام: ما يجب قياسه ولماذا
قبل شراء نظام موارد بشرية، اجمع بيانات أساسية قصيرة. تتبع هذه المقاييس لمدة 30–90 يومًا لقياس التأثير لاحقًا:
- ساعات العمل الأسبوعية على المهام الإدارية الروتينية (تسوية الحضور، إعداد الرواتب).
- عدد تصحيحات الرواتب أو شكاوى الدفع لكل ربع سنة.
- متوسط الوقت لشغل وظيفة شاغرة ووقت الإنتاجية للموظفين الجدد.
- رضا الموظفين والمديرين عن إدارة الجداول والطلبات.
- معدل الدوران للفرق الميدانية.
تحويل الساعات ونسب الأخطاء إلى أرقام مالية يعطي مقارنة مباشرة مع تكلفة البرنامج. لا تعتمد فقط على وعود البائع، بل استخدم البيانات الأساسية وتجربة أولية للتحقق من العائد على الاستثمار.
نصائح التنفيذ (نهج منخفض المخاطر، عالي الاعتماد)
بعض الإرشادات العملية تجعل عملية التنفيذ أسهل وأكثر سلاسة:
- بدأ صغيرًا: ركز أولًا على رقمنة عملية واحدة ذات تأثير كبير، مثل تتبع الحضور أو الجدولة. بعد إثبات القيمة والفائدة من هذه التجربة، يمكنك التوسع تدريجيًا لتغطية باقي العمليات. تساعد التجربة المركزة على تقليل المخاطر وخلق مؤيدين مبكرين للنظام داخل المؤسسة.
- تصميم سهل الاستخدام: اجعل تجربة النظام عبر الهاتف بسيطة وواضحة لكل من المديرين والفرق الميدانية. فالاعتماد الفعلي على النظام هو ما يمنح أي منصة قيمتها الحقيقية؛ فوجود ميزات رائعة بدون استخدام فعلي لا يقدم سوى فائدة محدودة.
- الانتقال بشكل انتقائي: لا تنقل جميع البيانات من النظام القديم، بل ركز على الحقول والمعلومات الضرورية فقط. قبل إيقاف النظام القديم، قم بتشغيل عمليات التحقق الموازية بين النظام الجديد والقديم للتأكد من دقة البيانات وسلامتها.
- التدريب على التحليل: درب المديرين على استخدام إشارات الاتجاه والبيانات المتاحة، مثل ارتفاع معدلات الغياب أو التأخر المتكرر، للتدخل المبكر وحل المشكلات قبل تفاقمها، بدلاً من الاكتفاء بمراجعة اللوحات والتقارير.
التكاليف والعائد: منظور سريع لعائد الاستثمار
فكر في القرار على أنه مقايضة بين التكاليف اليدوية المتكررة والاشتراك المتوقع.
تظهر أبحاث الصناعة أن الدوران والعبء الإداري هما عناصر كبيرة في الميزانية؛ استبدال موظف يمكن أن يكلف نسبة كبيرة من راتبه، والمؤسسات التي تعتمد على الجهد اليدوي تفقد وقتًا مهمًا في التسويات وإعادة العمل.
في المقابل، تقدم العديد من المنصات الحديثة أسعارًا لكل موظف، وعند مقارنتها بالعوائد من تقليل الدوران وزيادة الإنتاجية، غالبًا ما تحقق العائد خلال أشهر للفرق ذات الجهد اليدوي الكبير.
استخدم أرقامك الأساسية (الساعات الموفرة، تقليل الأخطاء، انخفاض الدوران) لنمذجة العائد المتوقع مقابل سعر البائع.
الخلاصة: كيفية إدارة الموارد البشرية بأقل جهد
الانتقال من العمليات اليدوية إلى أنظمة إدارة الموارد البشرية الرقمية ليس مجرد البحث عن أحدث أداة، بل هو اختيار منصة عملية تحل المشاكل الروتينية وتتيح لفريق الموارد البشرية التركيز على الاحتفاظ بالأفراد وتحسين الأداء.
يقدم Bluworks نظامًا مصممًا لجمع الأنشطة الإدارية، تبسيط سير العمل، ومنح المديرين والموظفين الوضوح اللازم للعمل بذكاء.
ببدء وظيفة واحدة، وقياس الأنشطة الصحيحة، والاستفادة من تصميم Bluworks المخصص للهاتف أولًا، يمكن للمؤسسات تقليل الأخطاء، وخفض العوائق، وخلق مساحة للعمل الاستراتيجي.
الأسئلة الشائعة
ما هي أول ميزة يُنصح بأتمتتها؟
ابدأ بالوظيفة التي تسبب أكبر تحديات يومية للفريق. بالنسبة للعديد من المؤسسات الميدانية، غالبًا ما يكون ذلك تتبع الحضور لتقليل أخطاء الرواتب، أو الجدولة لتقليل وقت المديرين ومعالجة الفجوات في التوظيف. عادةً ما تكون التجارب التجريبية في وحدة عمل واحدة أكثر فاعلية.
كيف أقارن تكلفة نظام الموارد البشرية الرقمي بالنفقات الحالية؟
احسب التكاليف الشهرية الحالية التي تنفق على ساعات فريق الموارد البشرية في المهام الإدارية، وتصحيحات الرواتب، والتوظيف الناتج عن دوران الموظفين. قارن هذه التكاليف مع الاشتراك في النظام الرقمي، وضع في الاعتبار الوقت الذي سيتم إعادة توجيهه نحو الأعمال الاستراتيجية. استخدم أرقام اعتماد واقعية لتحديد فترة زمنية معقولة لتقييم العائد على الاستثمار.
ما هي الأنشطة الإدارية التي تعطي أسرع عائد على الاستثمار؟
عادةً ما توفر مراجعة الحضور، مدخلات الرواتب، وإدارة الجداول الزمنية وفورات فورية، لأنها مهام متكررة يوميًا ومعرضة للأخطاء. أتمتة هذه العمليات توفر الوقت وتقلل الأخطاء، مما يعطي نتائج مالية وادارية ملموسة بسرعة.
ما هي البيانات الأساسية التي يجب جمعها إذا لم تتوفر لديّ أرقام سابقة؟
ابدأ بقياس عنصرين لمدة 30 إلى 90 يومًا: ساعات فريق الموارد البشرية الأسبوعية المخصصة للمهام الإدارية، وعدد تصحيحات الرواتب أو شكاوى الدفع الشهرية. هذان المقياسان يقدمان صورة مباشرة عن حجم العمل اليدوي وتكاليفه، ويساعدان على قياس تأثير النظام الرقمي بعد التجربة التجريبية.