إدارة عدد كافٍ من العاملين في مطعم واحد ليست مهمة سهلة. ومع إضافة فرع ثانٍ أو ثالث أو حتى عشرة فروع، يصبح توظيف المطاعم أكثر تعقيدًا. لكل فرع عملاؤه، وساعات الذروة الخاصة به، وسوق العمل المحلي الذي قد يختلف تمامًا عن الفرع الموجود في منطقة أخرى.
ومع ذلك، يحتاج النشاط التجاري إلى قدر من الاتساق بين جميع فروعه. يجب أن يتمكن المديرون من التحرك بسرعة، مع التأكد في الوقت نفسه من وجود عدد كافٍ من العاملين في كل فرع لتغطية أوقات الضغط، خاصة في ليالي نهاية الأسبوع.
وجود استراتيجية واضحة هو ما يجعل ذلك ممكنًا. فعندما تجمع المطاعم بين خطوات توظيف موحدة وتخطيط يراعي احتياجات كل موقع، يصبح من الأسهل الوصول إلى مرشحين أفضل، وتسريع التوظيف، وبناء فرق عمل قوية في جميع الفروع.
استراتيجيات التوظيف للمطاعم متعددة الفروع
تحتاج المطاعم التي لديها عدة فروع إلى أسلوب توظيف يمكن تطبيقه على مستوى النشاط التجاري بالكامل، مع مراعاة احتياجات كل فرع على حدة.
يمكن للاستراتيجيات التالية أن تساعد المطاعم على تنظيم عملية التوظيف، والوصول إلى عدد أكبر من المرشحين، واتخاذ قرارات توظيف أفضل.
إنشاء عملية توظيف موحدة
عندما يدير كل فرع عملية التوظيف بطريقته الخاصة، تبدأ المعايير في الاختلاف. قد يخضع أحد المرشحين لمقابلة تتضمن خمسة أمور مختلفة، بينما يحصل مرشح آخر على فرصة بعد محادثة قصيرة مدتها عشر دقائق. وفي الوقت نفسه، يهدر المديرون ساعات في إعداد إجراءات كان من المفترض أن تكون موجودة بالفعل.
تساعد عملية التوظيف الموحدة على حل هذه المشكلة، دون أن تلغي قدرة المديرين على اتخاذ القرارات المناسبة حسب ظروف كل فرع.
ابدأ بـ:
- أوصاف وظيفية موحدة للوظائف المتكررة
- متطلبات واضحة لكل وظيفة
- أسئلة مقابلة موحدة
- طريقة بسيطة لتقييم المرشحين
- خطوات محددة تبدأ من التقديم وتنتهي بعرض العمل
إذا كنت توظف عمال خدمة في ستة فروع، فيجب أن تكون المهارات والمسؤوليات الأساسية في الوصف الوظيفي متشابهة إلى حد كبير، بغض النظر عن الفرع الذي نشر الإعلان. بعد ذلك، يمكن لكل مدير تقييم المرشحين وفقًا للمعايير نفسها.
هذا الاتساق يجعل مقارنة المرشحين أسهل، ويمنع عملية التوظيف من التحول تدريجيًا إلى مجموعة من التفضيلات الشخصية لكل مدير.
التوظيف بناءً على احتياجات كل فرع
التوحيد وحده لا يكفي. فلكل فرع ظروفه الخاصة. الفرع الموجود في منطقة تجارية مزدحمة قد يحتاج إلى عدد أكبر من العاملين مقارنة بفرع يقع في منطقة سكنية هادئة. كما قد تشهد بعض الفروع زيادة كبيرة في الطلب خلال فصل الصيف، بينما لا تشهد فروع أخرى تغيرًا كبيرًا.
قبل الإعلان عن وظيفة شاغرة، يجب على المديرين مراجعة أرقام الفرع المحدد وفهم احتياجاته الفعلية.
من المفيد مراجعة:
- عدد العملاء ومتوسط الطلبات اليومية
- أيام الذروة وساعات الضغط
- عدد العاملين الحالي
- التغيرات الموسمية المتوقعة
- عدد الباحثين عن عمل المتاحين في المنطقة
- الوظائف التي تعاني من نقص متكرر في العاملين
قد يحتاج فرع قريب من منطقة تجارية إلى عدد إضافي من موظفي الخدمة خلال عطلات نهاية الأسبوع، بينما يحتاج فرع آخر إلى مزيد من العاملين في المطبخ لأن طلبات التوصيل لديه تعادل ضعف الفروع الأخرى.
يجب أن تعتمد عملية التوظيف على ما يحدث فعليًا في كل فرع، وليس على عدد ثابت من الموظفين يتم تحديده لجميع الفروع بالطريقة نفسها.
استخدام قنوات توظيف متعددة
يبحث الأشخاص عن فرص العمل في أماكن مختلفة، والاعتماد على قناة واحدة يحد من عدد المتقدمين وتنوعهم.
عند استخدام عدة قنوات في الوقت نفسه، يمكن توسيع قاعدة المرشحين بسرعة، والوصول إلى أشخاص مختلفين للوظائف والفروع المختلفة.
من القنوات التي يمكن الاعتماد عليها:
- منصات التوظيف الإلكترونية
- وسائل التواصل الاجتماعي
- ترشيحات الموظفين
- شبكات التواصل المحلية
- شركات التوظيف
- فعاليات التوظيف المحلية
كما أن القنوات المختلفة قد تساعدك في الوصول إلى وظائف المطاعم مختلفة. فقد تجد مشرفًا لديه خبرة من خلال إحدى منصات التوظيف، بينما تصل إلى المتقدمين للوظائف المبتدئة بشكل أسرع عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو من خلال ترشيحات الموظفين الحاليين.
تابع مصدر المرشحين الذين تم توظيفهم بالفعل. ومع مرور الوقت، ستوضح لك هذه البيانات القنوات التي تحقق أفضل النتائج، بدلًا من توزيع ميزانية التوظيف على جميع القنوات بشكل متساوٍ.
وبالنسبة للمطاعم التي تدير عدة فروع، من المفيد أيضًا متابعة أداء كل قناة حسب الموقع. فهذا يساعد على معرفة مصادر التوظيف التي تحقق نتائج أفضل في كل منطقة.
بناء قاعدة قوية من المرشحين
غالبًا ما تحتاج المطاعم متعددة الفروع إلى التوظيف بشكل مستمر. وإذا انتظرت حتى تتحول الوظيفة الشاغرة إلى حالة طارئة، فقد يجد الفرع نفسه يعاني من نقص في العاملين بينما يحاول الجميع تغطية هذا النقص.
وجود قاعدة من المرشحين يساعد على تجنب ذلك قبل حدوثه.
يمكن أن تضم هذه القاعدة:
- الأشخاص الذين تقدموا لوظائف سابقة
- المرشحين الجيدين الذين لم يحصلوا على الوظيفة المحددة
- الأشخاص الذين أبدوا استعدادهم للعمل مستقبلًا
- أسماء الأشخاص الذين رشحهم الموظفون الحاليون
- الأشخاص الذين سبق لهم العمل مع النشاط التجاري
احرص على تنظيم هذه المعلومات والالتزام بقواعد الخصوصية المعمول بها عند الاحتفاظ بها.
كما أن البقاء على تواصل من وقت لآخر مع المرشحين السابقين يمكن أن يكون مفيدًا. إذا احتاج أحد الفروع إلى كاشير الشهر المقبل، سيكون لديك بالفعل قائمة من الأشخاص الذين يمكن التواصل معهم بدلًا من بدء البحث من الصفر.
وتكون ترشيحات الموظفين مفيدة بشكل خاص في هذه الحالة، لأن العاملين الحاليين يعرفون طبيعة الوظيفة ويمكنهم غالبًا ترشيح أشخاص مناسبين لها.
تسريع عملية التوظيف
الوظيفة الشاغرة لا تبقى منفصلة عن العمليات اليومية. فمع مرور الوقت، يظهر تأثيرها على العمل مباشرة، خاصة عندما يضطر باقي الموظفين إلى تغطية النقص. وهذا قد يؤثر على جودة الخدمة ومعنويات الفريق.
التوظيف الأسرع لا يعني التخلي عن الخطوات المهمة، بل يعني التخلص من التأخيرات غير الضرورية.
يمكن تسريع العملية من خلال:
- تحديد المسؤول عن كل خطوة من خطوات التوظيف
- مراجعة الطلبات وفق جدول محدد بدلًا من مراجعتها عندما يتوفر الوقت
- تحديد مواعيد واضحة للمقابلات
- استخدام أسئلة مقابلة موحدة
- توضيح مسؤوليات الوظيفة للمرشح من البداية
- اتخاذ قرارات التوظيف بسرعة بدلًا من تأجيلها لأيام
وبالنسبة للمطاعم التي تدير عدة فروع، يمكن أيضًا تقسيم المهام. على سبيل المثال، يتولى فريق الموارد البشرية المركزي مراجعة طلبات التوظيف والفرز الأولي، بينما يجري مدير الفرع المقابلة النهائية.
يساعد هذا التقسيم على تقليل المهام الإدارية التي يتحملها مديرو الفروع، مع الحفاظ على سرعة عملية التوظيف.
كما أن المرشحين يظلون أكثر اهتمامًا بالفرصة عندما تكون عملية التواصل واضحة وسريعة. أما إذا استغرقت العملية وقتًا طويلًا، فقد يحصل المرشح الجيد على وظيفة أخرى قبل أن تتواصل معه مرة أخرى.
تدريب المديرين على التوظيف بشكل موحد
يتحمل مديرو الفروع جزءًا كبيرًا من مسؤولية التوظيف. لكن إذا قابل خمسة مديرين المرشح نفسه، فمن المحتمل أن يخرج كل منهم بانطباع مختلف، لأن كل مدير قد يدير المقابلة بطريقة مختلفة.
يمكن أن يساعد التدريب الأساسي في توحيد طريقة التوظيف بشكل كبير.
يمكن أن يشمل التدريب:
- كيفية إجراء مقابلة منظمة
- المهارات المهمة لكل وظيفة
- كيفية تقييم المرشحين بشكل موضوعي بدلًا من الاعتماد على الانطباع الشخصي
- الأسئلة التي يجب تجنب طرحها
- كيفية توثيق تفاصيل المقابلة
- الحالات التي تحتاج إلى الرجوع فيها إلى الموارد البشرية أو الإدارة العليا
يحتاج المديرون إلى فهم ما يبحث عنه المطعم بالفعل، إلى جانب معرفة الخطوات التي يجب اتباعها للوصول إلى المرشح المناسب.
ويمكن أن يساعد نموذج تقييم بسيط للمرشحين أيضًا. فبدلًا من الاعتماد فقط على الانطباع الشخصي، يمكن للمديرين تقييم كل مرشح وفقًا لمجموعة محددة من المعايير، مثل الخبرة، والتواصل، والتوافر، والمهارات الفنية، والقدرة على العمل مع الآخرين.
يساعد ذلك على توحيد معايير التوظيف بين الفروع، كما يجعل من السهل الرجوع إلى قرار التوظيف ومراجعته إذا لم تسر الأمور كما هو متوقع.
استخدام التكنولوجيا لإدارة التوظيف
إدارة التوظيف في عدة فروع تؤدي بسرعة إلى قدر كبير من المهام الإدارية، بدءًا من الوظائف الشاغرة وطلبات التوظيف والمقابلات، وصولًا إلى السجلات والجداول واحتياجات كل فرع، وكل ذلك يتضاعف مع زيادة عدد المواقع.
تساعد التكنولوجيا على جمع هذه المعلومات وتنظيمها، مما يجعل إدارة العملية أسهل بكثير.
يمكن لـ برامج الموارد البشرية تنظيم بيانات الموظفين، وإدارة الورديات والحضور، وتوفير رؤية واضحة حول احتياجات العاملين في جميع الفروع في مكان واحد. وهذا يعني أن المديرين يستطيعون معرفة أماكن ظهور النقص في العمالة بدلًا من اكتشاف المشكلة بعد حدوثها.
ومع نمو المطعم، تصبح جداول البيانات المتفرقة والرسائل الموزعة بين أكثر من مكان أقل فاعلية. ويساعد وجود نظام مركزي على حفظ المعلومات في مكان واحد، مع سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
يساعد Bluworks الشركات على إدارة عمليات القوى العاملة، بما في ذلك سجلات الموظفين والورديات والحضور، من مكان واحد. ومع تنظيم هذه المعلومات، يستطيع مديرو المطاعم تكوين صورة أوضح عن احتياجات العاملين في جميع الفروع والتخطيط لها بدلًا من التعامل مع المشكلات بعد حدوثها.
التكنولوجيا لا تحل محل الحكم الجيد عند التوظيف، لكنها تقلل الكثير من المهام الإدارية وتساعد على إدارة فرق العمل الكبيرة بشكل أكثر تنظيمًا.
متابعة نتائج التوظيف
التوظيف ليس عملية يتم إعدادها مرة واحدة ثم تركها دون مراجعة. تحتاج المطاعم إلى متابعة النتائج بشكل مستمر، ويمكن لبعض الأرقام البسيطة أن توضح ما الذي يحقق نتائج جيدة بالفعل.
من المفيد متابعة:
- الوقت اللازم للتوظيف: المدة التي تظل فيها الوظيفة شاغرة
- عدد المتقدمين: عدد الأشخاص الذين يتقدمون لكل وظيفة
- مصدر التوظيف: القنوات التي جاء منها الموظفون الجيدون
- الاحتفاظ بالموظفين: المدة التي يستمر فيها الموظفون الجدد في العمل
- الوظائف الشاغرة حسب الموقع: الفروع التي تواجه صعوبة مستمرة في الحفاظ على عدد كافٍ من العاملين
غالبًا ما تكشف هذه الأرقام عن أنماط لا تكون واضحة في العمل اليومي.
إذا كان أحد الفروع يستغرق وقتًا أطول باستمرار لشغل وظيفة معينة، فمن المفيد معرفة السبب. قد يكون هناك نقص حقيقي في العمالة في المنطقة، أو قد يكون الوصف الوظيفي غير مناسب، أو قد تكون عملية التوظيف نفسها بطيئة.
وينطبق الأمر نفسه على قنوات التوظيف. فإذا كان الموظفون الذين تم الوصول إليهم من مصدر معين يستمرون في العمل لفترة أطول، فقد يكون من الأفضل تخصيص جزء أكبر من ميزانية التوظيف لهذا المصدر.
تساعد متابعة هذه النتائج على تحويل التوظيف من عملية مستمرة للتعامل مع المشكلات إلى عملية يمكن تحسينها وتطويرها بمرور الوقت.
الخلاصة
يتطلب التوظيف في المطاعم متعددة الفروع تحقيق توازن بين الاتساق والمرونة. فوجود معايير موحدة للتوظيف مهم، لكن من المهم أيضًا فهم الاحتياجات الفعلية لكل فرع.
تساعد الأوصاف الوظيفية الموحدة، وقنوات التوظيف المتعددة، وقاعدة المرشحين الجاهزة، وسرعة التوظيف، وتدريب المديرين بشكل جيد، على تحسين عملية التوظيف ككل. كما توضح متابعة النتائج أي من هذه الخطوات يحقق أفضل النتائج.
ومع نمو المطعم، تصبح إدارة فريق العمل بنفس أهمية العثور على موظفين جدد. فوجود سجلات منظمة، وتخطيط واضح للورديات، ومتابعة دقيقة للحضور يمنح المديرين رؤية واضحة لجميع الفروع، وليس فقط الفرع الذي يعملون فيه.
عندما تعمل أدوات التوظيف وإدارة القوى العاملة معًا، تصبح المطاعم أكثر قدرة على بناء فرق قوية والحفاظ على عدد مناسب من العاملين في جميع فروعها.
الأسئلة الشائعة
كيف يمكن للمطاعم توظيف العاملين لعدة فروع؟
يمكن الجمع بين منصات التوظيف الإلكترونية، وترشيحات الموظفين، ووسائل التواصل الاجتماعي، وشبكات التوظيف المحلية، وفعاليات التوظيف. كما يساعد وجود عملية توظيف موحدة على تقييم المرشحين وفقًا للمعايير نفسها، بغض النظر عن الفرع الذي يقوم بالتوظيف.
ما أفضل استراتيجية لتوظيف العاملين في المطاعم؟
لا توجد استراتيجية واحدة تناسب جميع المطاعم. عادةً ما يجمع الأسلوب الأفضل بين الأوصاف الوظيفية الواضحة، وقنوات التوظيف المتعددة، وسرعة التواصل، والمقابلات المنظمة، والمتابعة المستمرة لنتائج التوظيف.
كيف يمكن للمطاعم الحفاظ على توحيد عملية التوظيف بين الفروع؟
ابدأ بتوحيد الأوصاف الوظيفية، وأسئلة المقابلات، ومعايير تقييم المرشحين، وخطوات التوظيف، ثم درّب مديري الفروع على اتباعها. يساعد هذا الجمع بين المعايير الموحدة والتدريب على الحفاظ على مستوى ثابت للتوظيف من فرع إلى آخر.
