يمكنك إدارة توظيف عدد قليل من الموظفين في مطعم واحد بالاعتماد على الخبرة والحكم الشخصي. يستقيل شخص، تنشر إعلانًا عن الوظيفة، تتحدث مع بعض المتقدمين، ثم تختار أحدهم. قد ينجح هذا الأسلوب. لكن بمجرد التوسع إلى أكثر من فرع، يبدأ في الانهيار بسرعة. فزيادة عدد الفروع تعني المزيد من الوظائف الشاغرة في الوقت نفسه، وعددًا أكبر من المتقدمين، ومديرين أكثر يتخذون قرارات التوظيف كلٌ بطريقته.
الطريقة التي نجحت في الفرع الأول قد لا تصلح للفرع الخامس. ومن دون وجود خطوات واضحة ومكتوبة، ينتهي الأمر بكل مدير إلى اتباع أسلوبه الخاص، من أوصاف وظيفية مختلفة إلى أسئلة مقابلات مختلفة، وحتى معايير مختلفة لما يعتبره كل شخص مرشحًا مناسبًا. لا يعني هذا أن أحدهم يتصرف بشكل خاطئ، لكن المشكلة أن الجميع لا يعمل وفق المعايير نفسها.
يساعد بناء عملية توظيف في المطاعم على منع النمو من التحول إلى فوضى. فهي توفر هيكلًا واضحًا يحافظ على الاتساق، مع مرونة كافية للتعامل مع الوظائف والفروع المختلفة.
بناء عملية توظيف في المطاعم قابلة للتوسع
الهدف من عملية توظيف المطاعم القابلة للتوسع هو أن تكون قابلة للتكرار. فبدلًا من إعداد طريقة جديدة في كل مرة تظهر فيها وظيفة شاغرة، يتبع فريق الموارد البشرية والمديرون الخطوات الأساسية نفسها، بغض النظر عن الوظيفة أو الفرع.
إليك ما يجعل ذلك ممكنًا بالفعل.
توحيد عملية التوظيف
هذه هي نقطة البداية. لا يعني توحيد عملية التوظيف التعامل مع جميع الوظائف بالطريقة نفسها، فالمتطلبات الخاصة بالطباخ تختلف بالتأكيد عن الكاشير، لكن يجب أن يكون الهيكل الأساسي للعملية متشابهًا، بغض النظر عن الشخص الذي يقوم بالتوظيف أو الفرع الذي يحتاج إلى موظفين.
من المهم توحيد:
- الأوصاف الوظيفية ومتطلبات كل وظيفة
- خطوات التقديم والفرز الأولي
- أسئلة المقابلات
- طريقة تقييم المرشحين
- خطوات الموافقة والتوظيف
- طريقة التواصل مع المرشحين
الطباخون، وموظفو الخدمة، والكاشير، والمشرفون لديهم متطلبات مختلفة، لكن يمكن للجميع المرور بالمراحل الأساسية نفسها من عملية التوظيف.
كما يجعل ذلك تدريب المديرين الجدد أسهل بكثير. فبدلًا من ترك كل مدير ليبني نظامه الخاص، يحصل على عملية جاهزة ومجربة يمكنه اتباعها.
وتزداد أهمية ذلك عند افتتاح فروع جديدة، عندما يحتاج المديرون إلى توظيف عدد كبير من الموظفين بسرعة دون البدء من الصفر في كل مرة.
التخطيط لاحتياجات التوظيف مسبقًا
الانتظار حتى تصبح الوظيفة شاغرة بالفعل يعني أنك بدأت متأخرًا. والأفضل هو التخطيط لاحتياجات فريق العمل قبل ظهور النقص الفعلي.
يجب على المديرين مراجعة مستويات التوظيف بشكل منتظم وتحديد الوظائف التي قد تحتاج إلى شغلها قريبًا، بدلًا من الانتظار حتى يغادر أحد الموظفين ثم البدء في البحث.
يمكن أن يشمل التخطيط:
- مراجعة عدد الموظفين الحالي
- تحديد الوظائف التي تشهد معدل ترك عمل مرتفعًا
- الاستعداد لفترات زيادة الطلب الموسمية
- توقع احتياجات الفروع الجديدة
- التخطيط بناءً على معدل ترك الموظفين المتوقع
- تحديد المهارات التي سيحتاج إليها النشاط التجاري مستقبلًا
على سبيل المثال، يحتاج الفرع الجديد عادةً إلى توظيف العاملين في المطبخ، وموظفي الخدمة، والكاشير، وعمال النظافة، والمشرف قبل أسابيع من الافتتاح، وليس قبل الافتتاح بأسبوع فقط.
يمنح البدء مبكرًا المديرين وقتًا حقيقيًا للبحث عن الأشخاص المناسبين، بدلًا من توظيف أي شخص متاح قبل الافتتاح بيوم.
كما يساعد ذلك على منع الفريق الحالي من تحمل ضغط إضافي بسبب محاولة تغطية الورديات مع عدد قليل من الموظفين.
اختيار قنوات التوظيف المناسبة
نادراً ما تكون قناة واحدة كافية للمطعم الذي ينمو باستمرار. والاعتماد على مصدر واحد فقط يجعل شغل الوظائف في عدة فروع عملية بطيئة ومتعبة.
من الأفضل الجمع بين:
- منصات التوظيف الإلكترونية
- وسائل التواصل الاجتماعي
- ترشيحات الموظفين
- شبكات التوظيف المحلية
- شركات التوظيف
- فعاليات التوظيف المحلية
وتعتمد القنوات الأفضل على الوظيفة والموقع. فالعثور على مشرف لديه خبرة يختلف كثيرًا عن العثور على موظفي خدمة في بداية مسيرتهم المهنية.
تابع القنوات التي تحقق أفضل الموظفين بمرور الوقت. فإذا كانت ترشيحات الموظفين تحقق نتائج أفضل باستمرار، فهذه إشارة تستحق الاهتمام.
كما أن استخدام عدة قنوات في الوقت نفسه يوفر بدائل عندما يتوقف أحد المصادر فجأة عن تحقيق نتائج جيدة.
تنظيم معلومات المرشحين
مع زيادة عدد الوظائف الشاغرة، يصبح الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني المتفرقة وجداول البيانات المختلفة لإدارة المرشحين أمرًا صعبًا بسرعة.
ما تحتاج إليه هو نظام فعلي يتابع المتقدمين ويوضح المرحلة التي وصل إليها كل مرشح في عملية التوظيف.
من المفيد الاحتفاظ بـ:
- بيانات التواصل
- الوظيفة التي تقدم إليها المرشح
- الخبرات ذات الصلة
- حالة المقابلة
- مواعيد التوافر
- قرار التوظيف
- مواعيد المتابعة
تساعد المعلومات المنظمة على منع اختفاء المرشحين الجيدين من عملية التوظيف دون سبب.
كما تجعل التوظيف أسرع في المستقبل. فقد لا يكون أحد المرشحين مناسبًا لوظيفة معينة، لكنه قد يكون مناسبًا تمامًا لوظيفة أخرى بعد عدة أشهر. وتساعد قاعدة المرشحين المنظمة على اكتشاف ذلك بسهولة بدلًا من الاعتماد على ذاكرة أحد المديرين.
وبالطبع، يجب تخزين بيانات المتقدمين واستخدامها بطريقة مسؤولة، مع الالتزام بقواعد الخصوصية المعمول بها.
إشراك مديري الفروع والموارد البشرية
عندما يشارك أكثر من شخص في عملية التوظيف، فإن عدم وضوح المسؤوليات قد يؤدي إلى إبطاء العملية بالكامل.
لذلك، يجب تحديد المسؤول عن كل مرحلة بوضوح. وبحسب حجم النشاط التجاري، قد يتولى فريق الموارد البشرية مراجعة طلبات التوظيف والفرز الأولي، بينما يجري مديرو الفروع المقابلات ويتخذون القرار النهائي.
يمكن تقسيم المسؤوليات مثلًا إلى:
- فريق الموارد البشرية أو التوظيف يراجع طلبات التقديم
- المديرون يجرون المقابلات
- مسؤولو الفروع يراجعون المتطلبات العملية الخاصة بكل وظيفة
- الإدارة العليا توافق على بعض قرارات التوظيف
- الموارد البشرية تنهي الإجراءات والأوراق المطلوبة
يحتاج المديرون أيضًا إلى تدريب أساسي على إجراء المقابلات وتقييم المرشحين. ويساعد ذلك على جعل قرارات التوظيف مبنية على المهارات والمتطلبات الفعلية، بدلًا من اختيار الشخص الذي ترك انطباعًا جيدًا في مقابلة معينة.
وتزداد أهمية ذلك عندما يقوم النشاط التجاري بالتوظيف في عدة فروع في الوقت نفسه. يجب أن يعرف كل شخص مشارك في العملية مسؤولياته بوضوح والسرعة المطلوبة لإنجاز كل خطوة.
استخدام التكنولوجيا لدعم التوظيف
تجعل التكنولوجيا إدارة كل هذه الخطوات أسهل بكثير، خاصة مع تسارع نمو النشاط التجاري.
فمن دون نظام مركزي، ينتهي الأمر بالمديرين إلى التعامل مع جداول بيانات منفصلة، ورسائل متفرقة، وسجلات ورقية، مما يجعل الحصول على صورة واضحة عن احتياجات العاملين في الفروع المختلفة أمرًا صعبًا للغاية.
تجمع تكنولوجيا الموارد البشرية معلومات الموظفين وعمليات إدارة فريق العمل في مكان واحد، وتمنح المديرين رؤية واضحة حول عدد الموظفين والورديات والحضور بدلًا من جمع هذه المعلومات يدويًا.
وتساعد هذه الرؤية أيضًا في التخطيط للتوظيف. فإذا كان أحد الفروع يعاني باستمرار من نقص في العاملين، يستطيع المديرون ملاحظة هذا النمط ومعرفة ما إذا كان يحتاج فعلًا إلى المزيد من التوظيف.
يساعد Bluworks الشركات على إدارة سجلات الموظفين والورديات والحضور، مما يوفر لفرق المطاعم التي تتوسع طريقة أكثر تنظيمًا لإدارة فريق العمل.
ويجب أن تجعل التكنولوجيا عملية التوظيف أبسط، وليس أكثر تعقيدًا. وأفضل الأنظمة هي التي يستطيع المديرون استخدامها بسهولة دون الحاجة إلى فترة طويلة للتعلم، وتساعد على تقليل المهام الإدارية بدلًا من إضافة المزيد منها.
قياس نتائج التوظيف وتحسينها
عملية التوظيف ليست شيئًا تقوم ببنائه مرة واحدة ثم تتركه إلى الأبد. ومع نمو النشاط التجاري، من المفيد مراجعة النتائج بشكل منتظم ومعرفة ما الذي يعمل بشكل جيد بالفعل.
يمكن لمجموعة بسيطة من المؤشرات أن توضح معظم ما تحتاج إلى معرفته:
- الوقت اللازم للتوظيف: المدة التي تحتاجها فعليًا لشغل الوظيفة الشاغرة. إذا كانت بعض الوظائف تستغرق وقتًا طويلًا باستمرار، فمن المفيد معرفة السبب.
- عدد المتقدمين: هل تجذب إعلانات الوظائف عددًا كافيًا من المتقدمين؟ إذا كان العدد منخفضًا، فقد تحتاج إلى مراجعة الوصف الوظيفي أو قناة التوظيف أو المتطلبات.
- مصدر التوظيف: معرفة القنوات التي يأتي منها أفضل الموظفين، مما يساعدك على تحديد المصادر التي تستحق المزيد من الاهتمام.
- استمرار الموظفين الجدد في العمل: هل يستمر الموظفون في العمل بعد توظيفهم؟ قد يشير ارتفاع معدل ترك الموظفين إلى مشكلة في التوقعات أو الوصف الوظيفي أو التدريب أو ظروف العمل.
- الوظائف غير المشغولة حسب الموقع: تحديد الفروع التي تواجه صعوبة مستمرة في الحفاظ على عدد كافٍ من الموظفين، مما يساعد بشكل مباشر في تحسين تخطيط فريق العمل.
تساعد مراجعة هذه المؤشرات بشكل منتظم على تحويل التوظيف إلى عملية يمكن للنشاط التجاري تحسينها بمرور الوقت، بدلًا من تكرار العملية نفسها بشكل عشوائي مع كل وظيفة شاغرة جديدة.
الخلاصة
يجب أن تجعل عملية التوظيف القابلة للتوسع عملية التوظيف أسهل في التكرار مع نمو المطعم، وليس أكثر تعقيدًا. فتوحيد الخطوات، والتخطيط المسبق، واستخدام قنوات توظيف متعددة، وتنظيم معلومات المرشحين، وتحديد المسؤوليات بوضوح، كلها عناصر تساعد على بناء عملية أقوى.
كما تساعد تكنولوجيا الموارد البشرية وبرامج مثل Bluworks على تقليل المهام الإدارية ومنح المديرين رؤية أوضح حول فريق العمل. فعندما تكون سجلات الموظفين والورديات والحضور منظمة في مكان واحد، يصبح اكتشاف نقص العمالة والتخطيط للاحتياجات المستقبلية أسهل بكثير.
الهدف ليس بناء عملية معقدة، بل بناء عملية واضحة وقابلة للتكرار تعمل اليوم وتستمر في العمل مع إضافة موظفين وفروع ومسؤوليات جديدة مع نمو النشاط التجاري.
الأسئلة الشائعة
ما هي عملية التوظيف القابلة للتوسع؟
هي نظام توظيف يمكن تكراره وتوسيعه مع نمو النشاط التجاري. ويعتمد على خطوات واضحة، ومعايير موحدة، ومعلومات منظمة، مع وجود مرونة كافية للتعامل مع الوظائف والفروع المختلفة.
كيف يمكن للمطاعم إدارة التوظيف في عدة فروع؟
يساعد توحيد الأوصاف الوظيفية، وعمليات المقابلات، ومعايير تقييم المرشحين، وتحديد المسؤوليات بوضوح بين الفروع على تنظيم عملية التوظيف. كما أن جمع معلومات المرشحين والموظفين في نظام مركزي يجعل تنسيق التوظيف أسهل بكثير.
كيف يمكن للمطاعم تقليل الوقت اللازم لتوظيف الموظفين؟
يمكن ذلك من خلال التخطيط للوظائف الشاغرة مسبقًا، واستخدام قنوات توظيف متعددة، وتحديد المسؤوليات بوضوح، ومراجعة طلبات التوظيف وفق جدول منتظم، والتواصل مع المرشحين بسرعة بدلًا من تركهم في انتظار الرد.
